关于做好2025年度文件材料归档工作的通知

文章作者：校档案馆发布时间：2026-03-11浏览：231

各部门、各单位：

为确保学校各类档案及时、准确、完整归档，根据《米兰app官网版下载官方版档案管理办法（修订）》（校政〔2019〕60号）有关规定，现就做好2025年度档案归档工作通知如下：

一、归档范围

2025年1月1日至12月31日期间形成的属于学校归档范围的各类档案材料，以及之前应归未归的档案材料。各类文件材料归档范围详见《米兰app官网版下载官方版文件材料归档范围和保管期限表》。

二、归档要求

1.各单位分管档案工作的负责人要加强对本单位归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，认真对照《米兰app官网版下载官方版文件材料档案归档范围和保管期限表》，做好文件材料收集、整理与归档工作，确保完整、准确、系统。任何单位和个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒不归档。

2.校党委、行政的文件材料，由校办公室收集归档；各单位的文件材料由本单位收集归档；文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。

3.归档文件材料应齐全完整，纸质文件材料应为原件，上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。未经电子政务系统传送的文件材料，底稿应保存原始手改稿，重要材料应保存历次手改稿。请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。

4.本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。

5.声像材料归档时应附有文字说明，注明事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等。归档的声像材料应图像清晰、音质良好。数码照片以JPG、TIF格式归档，音频以WAV、MP3等格式归档，视频以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档。毕业生合影A4规格(不塑封）纸质照片和电子照片（不压缩）各归档一份，照片正下方附名单。具体格式详见《归档照片文字说明模版、移交清单》。

三、归档程序

1.整理：归档单位对收集的材料进行分类、分卷、分件、排序，并进行卷内编页。

2.编目：确定本年度归档的档案卷数和件数，在档案管理系统（dag.chzu.edu.cn）部门暂存库中“数据导入”菜单下，下载相应案卷、卷内模板，数据录入后导入系统。

3.归档验收：文件材料移交时，交接双方须当面清点核对，档案馆按档案管理要求进行检查验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。

4.移交手续：各归档单位兼职档案员负责向档案馆移交本单位的文件材料。移交时，须填写《米兰app官网版下载官方版归档文件移交清单》一式两份，双方签字盖章后各留一份备查。

5.移交地点及联系电话

移交地点：校档案馆（会峰校区行政楼六楼601室）

联系电话：0550-3511015

四、归档时间

3月16日-29日	办公室、纪委办公室、财务处
3月30日-4月12日	党委组织部、机关党委、党委巡察办公室、党委宣传（统战）部
4月13日-5月5日	人事处、发展规划处、教务处、科研处
5月6日-24日	学生处、校友工作办公室、研究生处、审计处、国际交流合作处、国际教育学院
5月25日-6月7日	资产与实验室管理处、后勤管理与基建处、安全保卫处、工会、离退休处（党委）、妇联、老年大学
6月8日-21日	信息化建设与管理处、社会合作处、团委、图书馆、教育发展基金会、继续教育学院、各二级学院（党委）